Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze voorwaarden betekent:

• ClientAssist: JB Business Solutions, handelend onder de naam ClientAssist, gevestigd aan Jacques Urlusstraat 43, 2202 SN Noordwijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89825802.
• Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met ClientAssist een Overeenkomst sluit.
• Dienst: wat ClientAssist volgens de Overeenkomst levert: de AI-telefonist (een AI-assistent die telefoongesprekken voert), de website-chatbot, de keuzewizard, de bijbehorende inrichting, het dashboard en de ondersteuning.
• Overeenkomst: de afspraak tussen ClientAssist en de Klant over de Dienst, bestaande uit de bestelling of de aanvaarde offerte, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
• Belminuten: de minuten die de AI-telefonist van de Klant in een maand daadwerkelijk in gesprek is.
• Toeleveranciers: de derden van wie ClientAssist technologie afneemt om de Dienst te leveren, zoals de aanbieders van spraakverwerking, taalmodellen, spraaksynthese, telefonie en hosting.
• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant aanlevert of die via de Dienst voor de Klant ontstaan, zoals kennisbankinhoud, instellingen, gespreksopnames, transcripts, samenvattingen en afspraken.
• Schriftelijk: op papier of per e-mail.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, bestelling en Overeenkomst van ClientAssist. Afwijkingen gelden alleen als ClientAssist ze Schriftelijk heeft bevestigd.

2.2 ClientAssist levert uitsluitend aan bedrijven en beroepsbeoefenaars. Wie bestelt, verklaart dat hij handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.

2.3 Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.

2.4 ClientAssist stelt deze voorwaarden vóór het sluiten van de Overeenkomst ter beschikking: bij een online bestelling op de bestelpagina, waar de Klant ze uitdrukkelijk aanvaardt, en bij een offerte als bijlage of link in de offerte. De Klant kan ze opslaan en afdrukken.

3. Totstandkoming van de Overeenkomst

3.1 Een offerte van ClientAssist is dertig dagen geldig, tenzij in de offerte anders staat. De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de offerte Schriftelijk aanvaardt.

3.2 Bij een online bestelling komt de Overeenkomst tot stand zodra de eerste betaling is geslaagd. ClientAssist bevestigt de bestelling per e-mail.

3.3 ClientAssist mag een bestelling weigeren, bijvoorbeeld als de gegevens van de Klant niet kloppen of het beoogde gebruik in strijd is met artikel 6. Een al betaald bedrag wordt dan terugbetaald.

4. De Dienst

4.1 ClientAssist richt de Dienst in op basis van de informatie die de Klant aanlevert, zoals openingstijden, diensten, veelgestelde vragen en het doorverbindnummer. De Klant controleert de inrichting voordat de Dienst live gaat.

4.2 ClientAssist spant zich in om de Dienst zo ononderbroken mogelijk beschikbaar te houden. Dit is een inspanningsverplichting: ClientAssist garandeert geen ononderbroken of foutloze werking, tenzij Schriftelijk een beschikbaarheidsniveau is afgesproken.

4.3 Gepland onderhoud dat de Dienst merkbaar onderbreekt, kondigt ClientAssist vooraf aan en voert het zoveel mogelijk buiten kantoortijden uit.

4.4 De Dienst draait op technologie van Toeleveranciers. ClientAssist kiest deze zorgvuldig en mag een Toeleverancier vervangen, zolang de Dienst daardoor niet wezenlijk slechter wordt. Voor Toeleveranciers die persoonsgegevens verwerken, geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst.

4.5 ClientAssist mag de Dienst verbeteren en wijzigen. Een wijziging die een functie wegneemt waar de Klant aantoonbaar op rekent, kondigt ClientAssist ten minste dertig dagen vooraf aan; de Klant mag de Overeenkomst dan opzeggen tegen de ingangsdatum.

4.6 Telefoonnummers die ClientAssist voor de Klant regelt, blijven bij de telefonieaanbieder in gebruik zolang de Overeenkomst loopt. Na afloop helpt ClientAssist de Klant waar mogelijk het nummer over te zetten.

5. AI-uitvoer

5.1 De AI-telefonist, de website-chatbot en de keuzewizard gebruiken kunstmatige intelligentie. Die voert gesprekken zelfstandig en kan zich vergissen: een vraag verkeerd verstaan, een onjuist antwoord geven of een afspraak verkeerd noteren. ClientAssist beperkt die kans door een zorgvuldige inrichting en door de Dienst te blijven verbeteren, maar kan haar niet uitsluiten.

5.2 De antwoorden van de assistent zijn zo goed als de informatie waarop ze berusten. De Klant zorgt dat zijn kennisbank en instellingen juist en actueel zijn, en meldt wijzigingen tijdig.

5.3 De Klant zet de Dienst niet in voor situaties waarin een fout van de assistent ernstige schade kan veroorzaken zonder dat een mens tijdig kan ingrijpen, zoals spoedeisende medische hulp, alarmnummers of het geven van bindend juridisch, medisch of financieel advies.

5.4 ClientAssist gebruikt Klantgegevens niet om AI-modellen te trainen, en stelt haar Toeleveranciers zo in dat zij dat evenmin doen, voor zover die instelling beschikbaar is.

6. Verplichtingen van de Klant

6.1 De Klant gebruikt de Dienst in overeenstemming met de wet. In het bijzonder:

• laat hij de melding aan het begin van elk gesprek dat de beller met een AI-assistent spreekt en dat het gesprek wordt opgenomen, intact. Deze melding volgt uit artikel 50 van de Europese AI-verordening en uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). ClientAssist zet haar standaard aan en de Klant kan haar niet verwijderen;
• informeert hij zijn klanten in zijn eigen privacyverklaring over het gebruik van de Dienst;
• gebruikt hij de Dienst niet voor ongevraagde commerciële communicatie, misleiding, intimidatie of andere onrechtmatige doelen;
• levert hij geen inhoud aan waarop rechten van derden rusten zonder dat hij die mag gebruiken.

6.2 De Klant houdt zijn inloggegevens geheim en meldt misbruik van zijn account direct aan ClientAssist.

6.3 Handelt de Klant in strijd met dit artikel, dan mag ClientAssist de Dienst na een Schriftelijke waarschuwing opschorten. Bij een ernstige overtreding, of een dreigend gevaar voor bellers of derden, mag dat direct.

7. Prijzen

7.1 De Klant betaalt een vast bedrag per maand voor de afgenomen onderdelen van de Dienst, een vergoeding per Belminuut en, als dat is afgesproken, een eenmalig bedrag voor de inrichting. Er is geen vooraf inbegrepen aantal Belminuten.

7.2 De bedragen en het tarief per Belminuut, inclusief een eventuele staffel bij hogere volumes, staan in de bestelbevestiging of de aanvaarde offerte. Alle bedragen zijn exclusief btw.

7.3 Belminuten worden per gesprek op de seconde nauwkeurig gemeten. Het verbruik is gedurende de maand zichtbaar in het dashboard; het bedrag daar is een indicatie, de factuur is bepalend.

7.4 Er geldt geen bovengrens waarboven de Dienst wordt afgesloten. Wijkt het verbruik sterk af van wat bij het aangaan van de Overeenkomst is besproken, dan neemt ClientAssist contact op met de Klant voordat de factuur wordt opgemaakt.

7.5 ClientAssist mag haar prijzen wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de kosten van Toeleveranciers wezenlijk veranderen. Een verhoging kondigt ClientAssist ten minste dertig dagen vooraf Schriftelijk aan; de Klant mag de Overeenkomst dan kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum. Een verhoging geldt nooit met terugwerkende kracht.

8. Facturatie en betaling

8.1 Het vaste maandbedrag wordt vooraf gefactureerd, de Belminuten maandelijks achteraf. Het inrichtingsbedrag wordt gefactureerd bij de start.

8.2 Bij een online bestelling betaalt de Klant de eerste factuur direct en geeft hij daarbij een machtiging voor automatische incasso. ClientAssist incasseert de volgende facturen met die machtiging. ClientAssist stuurt de factuur ten minste twee werkdagen vóór de incasso; de Klant stemt in met deze verkorte termijn van vooraankondiging.

8.3 Betaalt de Klant niet via automatische incasso, dan geldt een betaaltermijn van veertien dagen na factuurdatum.

8.4 Mislukt een incasso of betaalt de Klant niet op tijd, dan stuurt ClientAssist een herinnering met een nieuwe termijn van veertien dagen. Na die termijn is de Klant zonder verdere ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en de wettelijke incassokosten verschuldigd. ClientAssist mag de Dienst dan opschorten tot volledig is betaald; zij kondigt dat vooraf aan.

8.5 Bezwaar tegen een factuur meldt de Klant binnen dertig dagen na factuurdatum. Het niet-betwiste deel betaalt hij op tijd.

9. Looptijd en opzegging

9.1 De Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd, tenzij in de offerte een vaste looptijd is afgesproken.

9.2 Beide partijen kunnen de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand. De Klant zegt Schriftelijk op via info@clientassist.nl. ClientAssist bevestigt de opzegging en de einddatum.

9.3 Een betaald inrichtingsbedrag wordt bij opzegging niet terugbetaald. Een vooruit betaald maandbedrag over een periode na de einddatum wel.

9.4 Elke partij mag de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden als de ander een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat ook na een Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn niet doet, of als de ander failliet gaat of surseance van betaling krijgt.

10. Einde van de Overeenkomst: gegevens en overstap

10.1 Tot dertig dagen na de einddatum kan de Klant zijn Klantgegevens exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat, of ClientAssist vragen ze te leveren. Wil de Klant overstappen naar een andere aanbieder, dan verleent ClientAssist daarbij redelijke medewerking.

10.2 Voor die export en overstap brengt ClientAssist tot 12 januari 2027 hooguit de directe kosten in rekening die zij daarvoor maakt, en vanaf die datum niets. Dit volgt uit de Europese dataverordening (Data Act).

10.3 Na die dertig dagen verwijdert ClientAssist de Klantgegevens, tenzij de wet haar verplicht ze langer te bewaren. Facturen en de gegevens die daarvoor nodig zijn, bewaart ClientAssist zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.

11. Privacy

11.1 Voor de persoonsgegevens die ClientAssist via de Dienst voor de Klant verwerkt, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en ClientAssist verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Overeenkomst en gaat bij tegenstrijdigheid over persoonsgegevens voor op deze voorwaarden.

11.2 Hoe ClientAssist omgaat met de gegevens waarvoor zij zelf verantwoordelijk is, zoals de accountgegevens van de Klant, staat in de privacyverklaring.

12. Intellectueel eigendom

12.1 De rechten op de software, het dashboard, de werkwijze, de merknaam ClientAssist en de website berusten bij JB Business Solutions of haar licentiegevers. De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken.

12.2 Klantgegevens blijven van de Klant. De Klant geeft ClientAssist toestemming ze te gebruiken voor zover dat nodig is om de Dienst te leveren.

13. Geheimhouding

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken haar alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar was, of die een partij op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak moet verstrekken. Deze plicht loopt door na het einde van de Overeenkomst.

14. Aansprakelijkheid

14.1 ClientAssist is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst. Onder directe schade vallen de redelijke kosten om de schade vast te stellen en te beperken, en om de tekortkoming te herstellen.

14.2 ClientAssist is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.

14.3 De totale aansprakelijkheid van ClientAssist is per jaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ClientAssist heeft betaald.

14.4 ClientAssist is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de Klant onjuiste of onvolledige informatie aanleverde (artikel 5.2), of doordat hij de Dienst gebruikte op een manier die artikel 5.3 of 6 uitsluit.

14.5 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ClientAssist of haar leidinggevenden.

14.6 Een recht op schadevergoeding vervalt als de Klant de schade niet binnen twaalf maanden nadat hij haar ontdekte Schriftelijk bij ClientAssist meldt.

15. Overmacht

15.1 Geen van beide partijen is gehouden een verplichting na te komen die door overmacht onmogelijk is. Onder overmacht valt ook een storing bij een Toeleverancier of in de telefonie- of internetinfrastructuur, als ClientAssist die redelijkerwijs niet kon voorkomen en de gevolgen niet kon opvangen.

15.2 Tijdens overmacht is de Klant voor het deel van de Dienst dat niet werkt ook geen vergoeding verschuldigd. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden, zonder dat een schadevergoeding verschuldigd is.

16. Wijziging van deze voorwaarden

16.1 ClientAssist mag deze voorwaarden wijzigen. Zij stuurt de gewijzigde voorwaarden ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum per e-mail aan de Klant.

16.2 Gaat de Klant niet akkoord met een wijziging die voor hem nadelig is, dan mag hij de Overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de ingangsdatum. Doet hij dat niet, dan gelden de gewijzigde voorwaarden vanaf die datum.

17. Toepasselijk recht, geschillen en slotbepalingen

17.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

17.2 Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan beslist uitsluitend de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag.

17.3 Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.

17.4 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen spreken dan een vervangende bepaling af die de bedoeling van de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benadert.

17.5 ClientAssist mag de Overeenkomst overdragen aan een derde die haar onderneming of het deel daarvan dat de Dienst levert overneemt. Zij meldt dat vooraf aan de Klant, die de Overeenkomst dan mag opzeggen tegen de datum van overdracht.