Question 1

Wat is ClientAssist precies?

Accepted Answer

ClientAssist is een AI-telefonist die inkomende telefoongesprekken voor je bedrijf aanneemt: ze beantwoordt vragen, plant afspraken in en verbindt door naar een collega wanneer dat nodig is. Onder de motorkap draait de gespreksverwerking op het technologieplatform van onze partner Retell, aangevuld met onze eigen software en dashboard. Wij verzorgen de configuratie, implementatie en begeleiding.

Question 2

Voor wie is ClientAssist geschikt?

Accepted Answer

Voor elk bedrijf dat telefonisch bereikbaar moet zijn maar niet altijd de handen vrij heeft: van kappers en tandartsenpraktijken tot garages en webshops. Werk je alleen of met een klein team, dan vangt de AI-telefonist gesprekken op terwijl jij met je klant, je werkplaats of je bestellingen bezig bent.

Question 3

Hoeveel gesprekken kan de AI tegelijk aannemen?

Accepted Answer

Meerdere tegelijk, en dat is precies het verschil met een medewerker: die voert er één. Belt er een tweede en derde klant terwijl het eerste gesprek loopt, dan worden ze allemaal direct te woord gestaan in plaats van in de wacht gezet. Verwacht je pieken van tientallen gesprekken tegelijk, laat het weten — dan leggen we dat vooraf vast.

Question 4

In welke taal werkt de AI-telefonist?

Accepted Answer

Standaard in vloeiend, natuurlijk Nederlands, in de stem die je kiest. Krijg je ook anderstalige bellers, dan richten we dat voor je in: ruim vijftig talen, op hetzelfde nummer. Laat het ons weten bij je bestelling of in je aanvraag.

Question 5

Klinkt de AI wel natuurlijk, en niet als een robot?

Accepted Answer

Ja. We investeren bewust in een menselijke, vriendelijke stem en een natuurlijk gespreksverloop, in plaats van een monotone computerstem. Zo voelt het gesprek aan als een goed telefoontje, niet als een keuzemenu.

Question 6

Kan de AI-telefonist klinken en praten zoals mijn bedrijf?

Accepted Answer

Zeker. Bij de bouw stemmen we de begroeting, toon en veelgestelde vragen af op jouw merk, zodat het gesprek aanvoelt als een verlengstuk van je eigen team in plaats van een generieke assistent.

Question 7

Wat gebeurt er als de AI een vraag niet kan beantwoorden?

Accepted Answer

Dan schakelt de AI naadloos door naar een collega of het nummer dat jij hebt ingesteld. Zo blijft elke beller geholpen, ook bij vragen die net buiten het bereik van de assistent vallen.

Question 8

Sta ik er alleen voor als ik hulp nodig heb?

Accepted Answer

Nee. Je krijgt Nederlandse, persoonlijke ondersteuning en een vast aanspreekpunt dat je bedrijf kent, geen anoniem ticketsysteem. Doorlopende updates en onderhoud zitten in je vaste maandbedrag.

Question 9

Hoe snel kan ik live gaan met mijn AI-telefonist?

Accepted Answer

Sneller dan je zou verwachten van een IT-project: meestal binnen 48 uur. Na een kennismaking en intake bouwen wij je AI-telefonist, test je 'm zelf en gaan we live zodra alles klopt.

Question 10

Hoe ziet het traject van aanvraag tot live gaan eruit?

Accepted Answer

In vier stappen: eerst een kennismaking en intake waarin we je bedrijf en de veelgestelde vragen van je klanten doornemen, dan bouwen wij je AI-telefonist op maat, vervolgens test en verfijn je 'm zelf tot het gesprek natuurlijk aanvoelt, en tot slot ga je live, waarna we blijven monitoren en optimaliseren.

Question 11

Heb ik technische kennis of een IT-afdeling nodig?

Accepted Answer

Nee. Je hoeft niets te installeren of te programmeren. Wij bouwen, koppelen en configureren alles voor je. Jij vertelt ons wat je nodig hebt, wij regelen de rest.

Question 12

Kan de AI-telefonist gekoppeld worden aan mijn agenda of CRM?

Accepted Answer

Ja. Bij het bouwen van je assistent koppelen we 'm aan je agenda of CRM, zodat nieuwe afspraken automatisch op de juiste plek staan. Jij hoeft niets handmatig over te typen.

Question 13

Kan de AI zelf afspraken inplannen, verzetten en bevestigen?

Accepted Answer

Ja, dat is een van de kernfuncties. De assistent plant afspraken direct in je agenda, stuurt bevestigingen, verwerkt verzoeken om te verzetten en kan herinneringen versturen.

Question 14

Moet ik een nieuw telefoonnummer nemen?

Accepted Answer

Niet per se. Je huidige nummer blijft werken, of we regelen een nieuw, eigen nummer voor je, afhankelijk van wat het beste past bij jouw situatie.

Question 15

Kan ik de AI-telefonist testen voordat ze live gaat?

Accepted Answer

Ja, dat is zelfs een vast onderdeel van het traject. Je hoort en test je assistent zelf, en wij schaven net zo lang bij tot het gesprek natuurlijk klinkt en past bij hoe jij werkt.

Question 16

Stopt de begeleiding zodra ik live ben?

Accepted Answer

Nee, integendeel. We blijven analyseren, bijschaven en uitbreiden naarmate je bedrijf groeit of je wensen veranderen. Je AI-telefonist staat nooit stil.

Question 17

Wat als de AI een storing heeft of tijdelijk niet bereikbaar is?

Accepted Answer

De dienst draait op de infrastructuur van onze technologiepartners (waaronder Retell) en externe telecomproviders. We doen er alles aan om de dienst betrouwbaar te laten draaien, maar kunnen, net als elke telefonie- of clouddienst, geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen bij storingen buiten onze directe controle. Neem bij problemen contact met ons op, dan kijken we direct met je mee.

Question 18

Wat doet de AI-telefonist precies voor mijn klantenservice?

Accepted Answer

We trainen de assistent op je producten, diensten en veelgestelde vragen, koppelen 'm aan je telefoonnummer en laten hem inkomende gesprekken direct beantwoorden, zonder wachttijd en 24/7. Complexere zaken schakelt de AI naadloos door naar jouw team.

Question 19

Wat houdt de 24/7-bereikbaarheid precies in?

Accepted Answer

Klanten kunnen ook 's avonds, in het weekend en op feestdagen bellen en direct geholpen worden, zonder wachtrij. Zo mis je geen gesprek meer, ook niet buiten je eigen openingstijden.

Question 20

Wat is de Keuzewizard?

Accepted Answer

De Keuzewizard is een optionele widget voor je website: bezoekers beantwoorden een paar gerichte vragen en krijgen direct advies over welk product of welke dienst het beste bij hen past. Dat verlaagt keuzestress, verhoogt de conversie op je site en levert beter ingevulde aanvragen op.

Question 21

Kan ClientAssist ook chatten op mijn website?

Accepted Answer

Ja, als optionele uitbreiding. De website-chatbot beantwoordt vragen van bezoekers, helpt met leadgeneratie en kan gesprekken direct inplannen, naast de AI-telefonist voor je telefoon.

Question 22

Kan ik de Keuzewizard of website-chatbot los afnemen?

Accepted Answer

Ja, dat kan. Ze zijn bedoeld als aanvulling op je AI-telefonist, maar je kunt ze ook los bestellen op de prijzenpagina.

Question 23

Werkt de AI-telefonist met mijn bestaande telefoonsysteem en software?

Accepted Answer

Ja, de assistent is ontworpen om aan te sluiten op je bestaande telefoniesysteem. De koppeling met je agenda zit er altijd bij. Een koppeling met een eigen systeem of een API is maatwerk: vraag daarvoor een voorstel aan, dan zie je vooraf wat het kost.

Question 24

Wat kost ClientAssist?

Accepted Answer

De AI-telefonist kost € 99 per maand plus je belminuten, en eenmalig € 99 voor de inrichting. Per minuut betaal je € 0,35, € 0,55 of € 0,75, afhankelijk van de stem die je kiest, en hoe meer je belt, hoe lager dat tarief. Alle bedragen zijn exclusief btw. Op de prijzenpagina stel je het zelf samen en zie je meteen wat het kost.

Question 25

Waarom geen vaste pakketten met een aantal minuten?

Accepted Answer

Omdat een bundel altijd verkeerd zit: in een rustige maand betaal je voor minuten die je niet gebruikt, in een drukke maand kom je tekort. Je betaalt daarom een vast bedrag per maand en alleen de minuten die je echt belt. Wat er altijd in zit: je eigen nummer, een Nederlandse stem naar keuze, wij bouwen en onderhouden je kennisbank, koppeling met je agenda, je dashboard en Nederlandse begeleiding.

Question 26

Betaal ik eenmalige setupkosten?

Accepted Answer

Voor de AI-telefonist eenmalig € 99: daarvoor bouwen we je assistent en vullen we je kennisbank. De website-chatbot en de keuzewizard richten we zonder inrichtingskosten in. Heb je maatwerk nodig, zoals een koppeling met een eigen systeem, dan staat wat dat kost vooraf in een voorstel. Je komt er nooit achteraf achter.

Question 27

Zijn de prijzen inclusief btw?

Accepted Answer

Nee. Alle prijzen op de site zijn exclusief 21% btw, zoals gebruikelijk voor zakelijke klanten. Op je factuur staan beide bedragen, en bij het bestellen zie je vóór het betalen wat het inclusief btw wordt.

Question 28

Kan ik jaarlijks betalen?

Accepted Answer

Nee, je betaalt per maand. Het vaste bedrag vooraf en je belminuten achteraf, allebei met een automatische incasso. Zo zit je nergens aan vast en betaal je nooit vooruit voor een jaar dat je misschien anders wilt.

Question 29

Kan ik ClientAssist eerst uitproberen?

Accepted Answer

Zeker. Op onze site staat een opname van een echt gesprek, en je kunt wisselen tussen de geluidsniveaus om te horen wat het verschil is. Zo weet je precies wat je koopt, nog voordat je iets afneemt.

Question 30

Wat als mijn situatie ingewikkelder is dan gemiddeld?

Accepted Answer

Vraag dan een voorstel aan via het formulier op de prijzenpagina, of bel ons. Denk aan veel gesprekken tegelijk, een koppeling met een eigen systeem of meerdere vestigingen. Je hebt binnen één werkdag een voorstel.

Question 31

Wat zijn belminuten?

Accepted Answer

Belminuten zijn de minuten die je AI-telefonist daadwerkelijk aan de telefoon zit. Je betaalt een vast bedrag per maand plus een tarief per gevoerde minuut; allebei staan ze op de prijzenpagina en veranderen ze niet zomaar. Je ziet live in je dashboard onder Facturatie waar de teller staat.

Question 32

Welke gesprekken tellen mee als belminuten?

Accepted Answer

De gesprekken die je AI-telefonist daadwerkelijk voert, geteld in minuten. Eén tarief, ongeacht waar de beller vandaan belt: er is geen apart bedrag per bestemming. Gaat het om iets bijzonders, zoals structureel doorschakelen naar het buitenland, dan spreken we dat vooraf met je af.

Question 33

Wat als ik een drukke maand heb?

Accepted Answer

Dan wordt je rekening hoger, en dat is precies de bedoeling: het betekent dat er meer klanten hebben gebeld die te woord zijn gestaan. Er is geen bundel die opraakt en dus ook geen boete als je erover gaat; je betaalt je eigen tarief maal je gevoerde minuten, en je ziet dat bedrag de hele maand meelopen in je dashboard. Zit je er structureel ver boven of onder, dan kijken we samen opnieuw naar je tarief.

Question 34

Betaal ik ook in een maand waarin het stil is?

Accepted Answer

Je betaalt dan alleen het vaste maandbedrag. Daar zit je telefoonnummer in, het onderhoud van je kennisbank, je dashboard en de begeleiding; die lopen door of er nu gebeld wordt of niet. De minuten reken je alleen af als ze gemaakt zijn, en er is geen minimumafname.

Question 35

Zit ik ergens aan vast, en hoe zeg ik op?

Accepted Answer

Je gaat geen langlopend contract aan: de overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd. Opzeggen doe je per e-mail, tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand.

Question 36

Wat gebeurt er als een factuur niet op tijd wordt betaald?

Accepted Answer

Het vaste bedrag wordt vooraf gefactureerd, de belminuten achteraf, en we incasseren automatisch. Mislukt een incasso, dan krijg je een herinnering met veertien dagen om alsnog te betalen. Pas als dat ook niet lukt, kunnen we de dienst opschorten; dat laten we je vooraf weten.

Question 37

Krijg ik geld terug als ik tussentijds stop?

Accepted Answer

De inrichting betalen we niet terug; die is dan al gedaan. Heb je het vaste maandbedrag al betaald voor een periode na je einddatum, dan krijg je dat deel wel terug.

Question 38

Is mijn klantdata veilig bij ClientAssist?

Accepted Answer

Ja. Verbindingen zijn versleuteld, de database is versleuteld opgeslagen en elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens; dat dwingt de database zelf af. We verwerken gespreksgegevens alleen in jouw opdracht, onder onze openbare verwerkersovereenkomst, en verkopen of verhuren je data nooit.

Question 39

Wie is er verantwoordelijk voor de privacy van mijn bellers?

Accepted Answer

Jij bent als klant de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG; ClientAssist is verwerker en verwerkt gegevens alleen in jouw opdracht. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst, die automatisch deel uitmaakt van je overeenkomst.

Question 40

Met welke partijen deelt ClientAssist gegevens?

Accepted Answer

Voor de AI-telefonist schakelen we Retell AI in (spraakherkenning en gespreksafhandeling), een taalmodelaanbieder via Retell (zoals OpenAI), ElevenLabs (de stem), Twilio (telefonie) en Supabase (opslag in de EU). De volledige lijst, met land en waarborgen, staat in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst. Een nieuwe subverwerker melden we minstens 30 dagen vooraf.

Question 41

Gaat mijn data naar buiten de EU?

Accepted Answer

Wat we zelf opslaan (het dashboard) staat in de EU, in Ierland. Een deel van onze subverwerkers zit in de Verenigde Staten. Die doorgifte baseren we op het EU-VS Data Privacy Framework voor zover de partij daaronder is gecertificeerd, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Question 42

Hoe lang worden gespreksopnames en transcripten bewaard?

Accepted Answer

De inhoud van een gesprek (opname, transcript, samenvatting, naam en nummer van de beller) verwijderen we automatisch na 90 dagen. Alleen datum, tijd en duur blijven, omdat je daarop wordt gefactureerd. Een kortere termijn kun je met ons afspreken. Na het einde van je overeenkomst kun je je gegevens nog 30 dagen exporteren; daarna verwijderen we ze.

Question 43

Gebruikt de website tracking- of advertentiecookies?

Accepted Answer

Nee. De website bewaart alleen wat nodig is om te werken, zoals je keuze in de cookiemelding. Google reCAPTCHA (spambeveiliging) en Google Maps laden pas nadat je daar toestemming voor geeft. We gebruiken geen analyse-, marketing- of advertentiecookies.

Question 44

Kan ik een verwerkersovereenkomst (DPA) krijgen?

Accepted Answer

Die hoef je niet aan te vragen. Onze verwerkersovereenkomst staat openbaar op de site en maakt automatisch deel uit van elke overeenkomst. Wil je een getekend exemplaar voor je eigen administratie, dan sturen we dat op verzoek.

Question 45

Weet een beller dat hij met een AI spreekt?

Accepted Answer

Ja, altijd. Direct na de begroeting zegt de assistent dat de beller met een AI-assistent spreekt en dat het gesprek wordt opgenomen. Dat is verplicht onder de EU AI Act en de AVG. Je mag de zin anders formuleren, maar niet zonder die twee elementen; dat dwingen we technisch af. Wil de beller een mens spreken, dan verbindt de assistent door.

Question 46

Is toestemming nodig voor het opnemen van gesprekken?

Accepted Answer

Toestemming is hier geen goede grondslag: een beller die alleen kan weigeren door op te hangen, geeft die niet vrij. Meestal past gerechtvaardigd belang beter. Wat altijd moet, is de beller vooraf vertellen dat het gesprek wordt opgenomen; dat doet de standaardmelding. Als verwerkingsverantwoordelijke bepaal jij de grondslag en vermeld je het gebruik in je eigen privacyverklaring. Bij grootschalige of gevoelige verwerking adviseren we een DPIA.

Veelgestelde Vragen

Algemeen

Hoe het werkt

Diensten

Prijzen & bestellen

Belminuten & facturatie

Privacy & beveiliging