Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

ClientAssist is een handelsnaam van JB Business Solutions, Jacques Urlusstraat 43, 2202 SN Noordwijk, KvK 89825802. Wij leveren een AI-telefonist voor bedrijven: een assistent die de telefoon aanneemt, vragen beantwoordt, afspraken inplant en doorverbindt wanneer dat nodig is.

Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens? Mail naar info@clientassist.nl.

2. Twee rollen

Voor de gegevens van bezoekers van deze website, van wie contact met ons opneemt en van onze klanten, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat deel A.

Belt u een bedrijf dat onze AI-telefonist gebruikt, dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor uw gegevens en verwerken wij ze in zijn opdracht, als verwerker. Daarover gaat deel B.

3. Welke gegevens, waarom en hoe lang

Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en nemen geen besluiten over u die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen de volgende partijen in. Zij verwerken de gegevens alleen in onze opdracht.

Google reCAPTCHA (spambeveiliging op formulieren) en Google Maps (de kaart op de contactpagina) laden alleen als u daar via de cookiemelding toestemming voor geeft. Google verwerkt die gegevens deels onder eigen verantwoordelijkheid.

5. Wat er met uw gesprek gebeurt

Aan het begin van het gesprek hoort u dat u met een AI-assistent spreekt en dat het gesprek wordt opgenomen. Tijdens het gesprek worden verwerkt:

• de opname en een uitgeschreven versie (transcript) van het gesprek;
• uw telefoonnummer, datum, tijd en duur van het gesprek;
• wat u zelf vertelt, zoals uw naam en de reden van uw telefoontje;
• een samenvatting, en eventueel een afspraak of terugbelverzoek.

Het bedrijf dat u belt, bepaalt waarvoor deze gegevens worden gebruikt en is daarvoor verantwoordelijk. Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, of heeft u bezwaar? Wend u dan tot dat bedrijf. Komt uw verzoek bij ons binnen, dan sturen wij het door en helpen wij het bedrijf het af te handelen.

De inhoud van het gesprek (opname, transcript, samenvatting, uw naam en telefoonnummer) verwijderen wij uiterlijk 90 dagen na het gesprek. Alleen datum, tijd en duur bewaren wij langer, omdat het bedrijf daarop wordt gefactureerd. Het bedrijf kan met ons een kortere termijn afspreken.

Wilt u geen gesprek met een AI-assistent? Vraag dan naar een medewerker; de assistent verbindt u door naar het nummer dat het bedrijf daarvoor heeft ingesteld.

Om misbruik van onze dienst tegen te gaan, houden wij daarnaast voor onszelf bij hoe vaak een nummer belt. Belt een nummer in korte tijd heel vaak hetzelfde bedrijf, dan kan het tijdelijk worden geweigerd. Daarvoor zijn wij zelf verantwoordelijk; zie deel A.

6. Subverwerkers

Om de AI-telefonist te laten werken, schakelen wij de volgende partijen in:

Een nieuwe subverwerker melden wij minstens 30 dagen vooraf aan onze klanten, zodat zij bezwaar kunnen maken. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van de hierboven genoemde partijen is gevestigd in de Verenigde Staten. Die doorgifte baseren wij op het EU-VS Data Privacy Framework voor zover de partij daaronder is gecertificeerd, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die in de verwerkersvoorwaarden van die partij zijn opgenomen.

8. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS); de database is versleuteld opgeslagen.
• Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens. Dat dwingt de database zelf af (row-level security), niet alleen de website.
• Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, heeft toegang tot gegevens.
• Wij gebruiken gespreksgegevens niet om AI-modellen te trainen, en stellen onze leveranciers zo in dat zij dat evenmin doen, voor zover die instelling beschikbaar is.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Als een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming altijd intrekken. Voor gegevens uit deel A mailt u naar info@clientassist.nl; wij reageren binnen een maand. Voor gegevens uit deel B wendt u zich tot het bedrijf dat u belde.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Deze website bewaart in uw browser alleen wat nodig is om de site en het dashboard te laten werken: uw keuze in de cookiemelding en, als u inlogt, uw sessie. Google reCAPTCHA en Google Maps laden pas na uw toestemming en kunnen dan eigen cookies plaatsen. Wij gebruiken geen analyse-, marketing- of advertentiecookies.

11. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienst, onze leveranciers of de wet veranderen. Wezenlijke wijzigingen melden wij vooraf aan onze klanten.